قد تواجهك مشاكل في تدوين المعلومات التي تخرج بها من دورة تدريبية أو اجتماع عمل طويل بسبب غزارة تلك المعلومات وكثرة التعديل عليها أحيانا, ناهيك عن تعقيد ارتباطاتها وتشعبها !
إن كنتَ ممن تلمع في أذهانهم أفكاراً نيرة تحتاج إلى توثيقها بشكل سريع وتكتب عن تفاصيلها لاحقاً, أو لو كنت في موقف تحتاج فيه لاتخاذ قرارٍ حساس لا بد أن يكون لديك أدواتٌ ترتب أفكارك وتدونها بشكل سريع مع المحافظة على استمرارية وتسلسل المعلومة وقدرة على الرؤية الإجمالية بطريقة تختلف عن اسلوب الكتابة التقليدية.
الحل المناسب في هذه الحالة هو الاعتماد على برامج تصميم الخرائط الذهنية, طبعا لن أخوض بموضوع الخرائط الذهنية لكن سأحاول بمقالتي هذه شرح كيفية الاستفادة من هذه البرامج وسأركز هنا على برنامج يسمى ” Mind Manager” أو إدارة العقل.
الذي يميز هذا البرنامج سهولته وقدرته على التكامل مع برامج أخرى وأهمها مايكروسوفت أوفيس ومايكروسوفت بروجيكت وأوتلوك,
إذ أنك تستطيع بكبسة زر تحويل خريطتك إلى مشروع Ms Project أو مهام يقوم برنامج أوتلوك بتنبيهك عليها.
ينتهج هذا البرنامج العمل بالأسلوب الهرمي جدود, أباء, وأبناء, وأبناء أبناء وهكذا….
ستتعلم العمل على هذا البرنامج ببساطة, من الصفحة الرئيسية يظهر العنوان الرئيسي في الوسط بفمتاح Enter سيتفرع الى أبناء اضغط على أي ابن تود أن تدرج لها “أبن” واضغط CTRL+Enter, يمكنك الكتابة باللغة العربية لكن تحتاج للبدء بمسافة ثم تكمل ماتود كتابته. لا اعتقد انك بحاجة لأكثر من هذه المعلومة كون بقية الأشياء بسيطة جداً وستكتشفها بنفسك.
هذا التشعب الذي تراه في الصورة يشبه التكوين الموجود في الخلايا العصبية في أدمغتنا, ولهذا السبب يُرجئ البعض سهولة التركيز و حفظ ما كُتب بشكل خريطة ذهنية !
بالنسبة لي أصبحت أعتمد كلياً على تلك الخرائط,فاستخدمتها في:
التأليف,التخطيط, تلخيص الكتب, رسم الخطط الإستراتيجية ,رسم الهياكل التنظيمية, ترميز الأصناف التجارية, رسم مخططات SWOT Analysis, و مجالات التخطيط بشكل عام
سأذكر لك أمثلة عن مواقف ومحطات تتطلب منك التنظيم والتركيز و الاختصار أحياناً, أكاد أجزم أنه باستخدامك لبرنامج إدارة العقل Mind Manger ستنظر للأشياء بشكل مختلف :
فلو أردت حضور دورة تدريبية:
أثناء حضورك للدورة أنشئ خريطة تحمل اسم تلك الدورة وتاريخها, قسمها بحسب عدد الأيام, ويتفرع عن كل يوم عناوين المواضيع الرئيسية التي تم مناقشتها, وكل عنوان رئيسي يتفرع إلى عناوين فرعية أكتب بها خلاصة ما تراه مهماً. بهذه الحالة سيكون من السهل عليك تذكر ما كتبته سريعاً دون تشتت مع حفاظك على تسلسل الأحداث.
لو أردت توثيق محضر اجتماع:
قبل الاجتماع أنشئ خريطة وقسمها الى مواضيع, قرارات, وملاحظات ولا تنسى تدوين تاريخ وهدف الاجتماع .
اكتب تحت قائمة المواضيع الأمور التي ستناقش في الاجتماع كل موضوعٍ بسطر مستقل ,
أثناء الاجتماع اكتب تحت قسم القرارات جميع القرارات المُتخذة, و لا تنسى كتابة أسماء المسئولين عن تنفيذ هذه القرارات وكتابة تواريخ استحقاق التنفيذ, ودرجة الأولوية. تحت خانة “ملاحظات” يمكن أن تدرج أي ملاحظات جانبية .
إضافة إلى فائدة التوثيق الرئيسية, بإمكانك فرز المهام بحسب الشخص المسئول عنها, أو بحسب استحقاقها, وتسليمها للشخص المعني
لو أردت تصميم موقع الكتروني:
ابدأ بخريطة ذهنية تتفرع إلى قوائم أو أقسام رئيسية للموقع وكل قائمة تتفرع منها قوائم فرعية واكتب تحت كل قائمة شرح عن محتويات هذا القسم وكيف تود أن يكون شكله , وعلاقته مع الأقسام الأخرى , ومن من الزوار الذين يستطيعون مشاهدته … الخ
لو أردت تأليف كتاب أو إلقاء محاضرة:
ابدأ الخريطة بتقسيمها بحسب فصول الكتاب , وقسم كل فصل إلى أجزاء او عناوين رئيسية تود الكتابة عنها , وتحت كل عنوان اكتب بسرعة ما يتبادر إلى ذهنك من مواضيع يجب التطرق إليها.
لو أردت مثلاً اتخاذ قرارٍ ما, كمفاضلة بين الشركات التي تود العمل لديها :
استخدم مخطط تحليل SWOT ويتم ذلك بإنشاء محاور رئيسية تحمل أسم شركتك الحالية و الشركة التي تود الانتقال إليها (مثلاً), و تحت كل محور ضع أربعة محاور (مفهوم مخطط SWOT) وهي :
أنا واثقٌ الآن أن استخدامك لهذه الطريقة سيعطيك قدرة على اتخاذ القرار بشكل أفضل.
لو أردت إلقاء محاضرة:
قسم خريطتك الى محاور المحاضرة الرئيسية, وتحت كل محور اكتب المواضيع التي تود التكلم عنها, والوقت المحدد للكلام في هذا الموضوع وقد يكون من المفيد فتح موضوع فرعي يحمل اسم الكتب والمراجع التي يجب قراءتها قبل إلقاء المحاضرة.
استخدام الخرائط الذهنية لا يتوقف عند حدِ معين, وما ذُكر لا ينبغي بالضرورة أن يُؤخذ كما هو , إنما أوردتها كأمثلة وستجد نفسك عند استخدامك لهذه التقنية ستقحمها في أمور عديدة وبتصنيفات تتناسب مع متطلباتك بشكل أفضل.
لقد حان الوقت لاستخدام هذه التقنية وكما قال د.صلاح الراشد :” الآن أصبح من البدائية أنك تكتب أو تلخص موضوع بواسطة المفكرة و القلم , الآن هو وقت الخريطة الذهنية ”
إن كنتَ ممن تلمع في أذهانهم أفكاراً نيرة تحتاج إلى توثيقها بشكل سريع وتكتب عن تفاصيلها لاحقاً, أو لو كنت في موقف تحتاج فيه لاتخاذ قرارٍ حساس لا بد أن يكون لديك أدواتٌ ترتب أفكارك وتدونها بشكل سريع مع المحافظة على استمرارية وتسلسل المعلومة وقدرة على الرؤية الإجمالية بطريقة تختلف عن اسلوب الكتابة التقليدية.
الحل المناسب في هذه الحالة هو الاعتماد على برامج تصميم الخرائط الذهنية, طبعا لن أخوض بموضوع الخرائط الذهنية لكن سأحاول بمقالتي هذه شرح كيفية الاستفادة من هذه البرامج وسأركز هنا على برنامج يسمى ” Mind Manager” أو إدارة العقل.
الذي يميز هذا البرنامج سهولته وقدرته على التكامل مع برامج أخرى وأهمها مايكروسوفت أوفيس ومايكروسوفت بروجيكت وأوتلوك,
إذ أنك تستطيع بكبسة زر تحويل خريطتك إلى مشروع Ms Project أو مهام يقوم برنامج أوتلوك بتنبيهك عليها.
ينتهج هذا البرنامج العمل بالأسلوب الهرمي جدود, أباء, وأبناء, وأبناء أبناء وهكذا….
ستتعلم العمل على هذا البرنامج ببساطة, من الصفحة الرئيسية يظهر العنوان الرئيسي في الوسط بفمتاح Enter سيتفرع الى أبناء اضغط على أي ابن تود أن تدرج لها “أبن” واضغط CTRL+Enter, يمكنك الكتابة باللغة العربية لكن تحتاج للبدء بمسافة ثم تكمل ماتود كتابته. لا اعتقد انك بحاجة لأكثر من هذه المعلومة كون بقية الأشياء بسيطة جداً وستكتشفها بنفسك.
لتحميل برنامج MindManager اسبب التسمية بالخريطة الذهنية
http://www.mindjet.com/galleries/links/secure/trial-mindmanager-8-win
هذا التشعب الذي تراه في الصورة يشبه التكوين الموجود في الخلايا العصبية في أدمغتنا, ولهذا السبب يُرجئ البعض سهولة التركيز و حفظ ما كُتب بشكل خريطة ذهنية !
بالنسبة لي أصبحت أعتمد كلياً على تلك الخرائط,فاستخدمتها في:
التأليف,التخطيط, تلخيص الكتب, رسم الخطط الإستراتيجية ,رسم الهياكل التنظيمية, ترميز الأصناف التجارية, رسم مخططات SWOT Analysis, و مجالات التخطيط بشكل عام
سأذكر لك أمثلة عن مواقف ومحطات تتطلب منك التنظيم والتركيز و الاختصار أحياناً, أكاد أجزم أنه باستخدامك لبرنامج إدارة العقل Mind Manger ستنظر للأشياء بشكل مختلف :
فلو أردت حضور دورة تدريبية:
أثناء حضورك للدورة أنشئ خريطة تحمل اسم تلك الدورة وتاريخها, قسمها بحسب عدد الأيام, ويتفرع عن كل يوم عناوين المواضيع الرئيسية التي تم مناقشتها, وكل عنوان رئيسي يتفرع إلى عناوين فرعية أكتب بها خلاصة ما تراه مهماً. بهذه الحالة سيكون من السهل عليك تذكر ما كتبته سريعاً دون تشتت مع حفاظك على تسلسل الأحداث.
لو أردت توثيق محضر اجتماع:
قبل الاجتماع أنشئ خريطة وقسمها الى مواضيع, قرارات, وملاحظات ولا تنسى تدوين تاريخ وهدف الاجتماع .
اكتب تحت قائمة المواضيع الأمور التي ستناقش في الاجتماع كل موضوعٍ بسطر مستقل ,
أثناء الاجتماع اكتب تحت قسم القرارات جميع القرارات المُتخذة, و لا تنسى كتابة أسماء المسئولين عن تنفيذ هذه القرارات وكتابة تواريخ استحقاق التنفيذ, ودرجة الأولوية. تحت خانة “ملاحظات” يمكن أن تدرج أي ملاحظات جانبية .
إضافة إلى فائدة التوثيق الرئيسية, بإمكانك فرز المهام بحسب الشخص المسئول عنها, أو بحسب استحقاقها, وتسليمها للشخص المعني
لو أردت تصميم موقع الكتروني:
ابدأ بخريطة ذهنية تتفرع إلى قوائم أو أقسام رئيسية للموقع وكل قائمة تتفرع منها قوائم فرعية واكتب تحت كل قائمة شرح عن محتويات هذا القسم وكيف تود أن يكون شكله , وعلاقته مع الأقسام الأخرى , ومن من الزوار الذين يستطيعون مشاهدته … الخ
لو أردت تأليف كتاب أو إلقاء محاضرة:
ابدأ الخريطة بتقسيمها بحسب فصول الكتاب , وقسم كل فصل إلى أجزاء او عناوين رئيسية تود الكتابة عنها , وتحت كل عنوان اكتب بسرعة ما يتبادر إلى ذهنك من مواضيع يجب التطرق إليها.
لو أردت مثلاً اتخاذ قرارٍ ما, كمفاضلة بين الشركات التي تود العمل لديها :
استخدم مخطط تحليل SWOT ويتم ذلك بإنشاء محاور رئيسية تحمل أسم شركتك الحالية و الشركة التي تود الانتقال إليها (مثلاً), و تحت كل محور ضع أربعة محاور (مفهوم مخطط SWOT) وهي :
- نقاط القوة Strengths : واكتب فيها نقاط قوتك
- نقاط الضعف لديك Weaknesses : واذكر فيها نقاط ضعفك بكل شفافية ووضوح
- الفرص Opportunities : التي ستحصل عليها بانتقالك لتلك الشركة
- المخاوف والتهديداتThreats : اذكرها
أنا واثقٌ الآن أن استخدامك لهذه الطريقة سيعطيك قدرة على اتخاذ القرار بشكل أفضل.
لو أردت إلقاء محاضرة:
قسم خريطتك الى محاور المحاضرة الرئيسية, وتحت كل محور اكتب المواضيع التي تود التكلم عنها, والوقت المحدد للكلام في هذا الموضوع وقد يكون من المفيد فتح موضوع فرعي يحمل اسم الكتب والمراجع التي يجب قراءتها قبل إلقاء المحاضرة.
استخدام الخرائط الذهنية لا يتوقف عند حدِ معين, وما ذُكر لا ينبغي بالضرورة أن يُؤخذ كما هو , إنما أوردتها كأمثلة وستجد نفسك عند استخدامك لهذه التقنية ستقحمها في أمور عديدة وبتصنيفات تتناسب مع متطلباتك بشكل أفضل.
لقد حان الوقت لاستخدام هذه التقنية وكما قال د.صلاح الراشد :” الآن أصبح من البدائية أنك تكتب أو تلخص موضوع بواسطة المفكرة و القلم , الآن هو وقت الخريطة الذهنية ”
